Privacy wordt steeds belangrijker!
Europa moest het ons allemaal weer wat moeilijker maken. Maar wellicht is het voor velen een uitkomst. Privacy speelt een belangrijke rol in ons leven en wij als SHW moeten dat ook respecteren. Aan de hand van wat Europa nu voorschrijft heeft de SHW een privacyprotocol ontwikkeld.
Stichting Huurdersplatform Wooninc., gevestigd te Eindhoven zal zich volgens onderstaand protocol houden aan de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming
Doel van dit protocol:
Dit protocol bevat afspraken over de wijze waarop SHW omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot één persoon herleidbare data omtrent e-mailgebruik en gebruik van persoonlijke gegevens. Doel is om een goed evenwicht te vinden tussen een verantwoord gebruik van e-mail en persoonlijke gegevens, waarbij de belangen van SHW en haar bewonerscommissies en huurdersorganisaties centraal staan, terwijl de privacy van de individuele leden maximaal beschermd blijft.
Art. 1. Algemene uitgangspunten
- Gegevens inzake e-mailgebruik die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd of verzameld, anders dan in dit protocol vermeld. Het hoeft daarbij niet altijd om een naam te gaan: soms kan ook een loginnaam of een nummer voldoende zijn om te weten wie de mail heeft verstuurd.
- Persoonlijke gegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
- Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van individuele leden van bewonerscommissies en huurdersorganisaties.
Art. 2. E-mailgebruik
- Bij het verzenden van e-mail aan meerdere ontvangers zullen de adressen te allen tijde in bcc (Blind Carbon Copy) verzonden worden:
- Iedere ontvanger ziet dan alleen zijn/haar eigen mailadres.
- Minder risico op spam (lijst kan niet gebruikt worden in spamberichten).
- Bij per abuis op “allen antwoorden” klikken wordt voorkomen dat anderen privacygevoelige informatie ontvangen.
- Verzonden en/of ontvangen e-mails zullen niet langer dan nodig in haar administratie bewaard blijven, dit met een wettelijk maximum van 7 jaar.
Art.3. Post
- Voor (kopieën) van verzonden en/of ontvangen post geldt het bepaalde in artikel 2 lid 2.
Art. 4. Rechten van bewonerscommissies en huurdersorganisaties
- Inzagerecht: leden hebben het recht de over hem of haar geregistreerde gegevens in te zien. Verzoeken om inzage moeten schriftelijk worden gericht aan het secretariaat van de SHW en worden binnen 4 weken beantwoord.
- Kopierecht: Leden hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde gegevens een kopie te ontvangen binnen 4 weken na een schriftelijk ingediend verzoek daartoe.
- Correctierecht: Leden hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de registreerde gegevens te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 4 weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd, wordt de correctie terstond uitgevoerd.
- Verwijderingsrecht: Leden hebben het recht om de over de hem of haar geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen 4 weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats.
Art. 5. Slotbepaling
- Dit protocol is bedoeld als in de Algemene Verordening Gegevensbescherming aangegeven en zal door de SHW aan de bewonerscommissies en huurdersorganisaties worden toegezonden.
- Aanpassingen of wijzigingen in dit protocol worden schriftelijk vastgelegd, ondertekend en aan de bewonerscommissies/huurdersorganisaties toegezonden.
Juli 2018